Ciclo: Gestão do tempo com Outlook
1ª Parte – Gestão do tempo
1. Diagnosticar a sua gestão do tempo
- A minha perspectiva relativamente à gestão do tempo.
- A forma como eu escolho utilizar o tempo e as suas implicações práticas no meu quotidiano.
- Estilo individual de trabalho.
- Localizar os meus principais factores de desperdício de tempo e elaborar um plano de progresso individual.
2. Colocar o tempo ao serviço das prioridades
- Clarificar o propósito e as principais áreas de responsabilidade da função:
- as minhas escolhas servem o propósito da minha função?
- quais as actividades de elevado valor acrescentado?
- Focalizar-se no essencial: distinguir a importância e a urgência e construir sua matriz de prioridades.
- Fazer escolhas para encontrar um bom equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.
3. Traduzir as suas prioridades na forma como organiza o dia-a-dia
- Dominar a arte do planeamento eficaz.
- Antecipar momentos críticos da sua função.
- Manter-se flexível para integrar os imprevistos.
- Utilizar as funcionalidades essenciais do Microsoft Outlook, para facilitar a gestão do seu email, da sua agenda e das suas tarefas diárias.
4. Desenvolver estratégias que permitam ganhar tempo individual e colectivamente, mantendo uma boa relação com os diferentes interlocutores
- As 12 regras fundamentais da gestão do tempo.
- Escolher os métodos e ferramentas a utilizar:
- aprender a agir em vez de reagir: gerir o stresse;
- utilizar uma linguagem precisa, realista e centrada no essencial;
- saber dizer não;
- saber lidar com as interrupções;
- diminuir o tempo gasto em telefonemas e reuniões;
- delegar e desenvolver as competências da equipa.
- Elaborar um plano de desenvolvimento pessoal.
2ª Parte – Microsoft Outlook
1. Introduzir o ambiente de trabalho do Microsoft Outlook
- Descrever e personalizar a interface da aplicação.
- Lista de pastas.
- Outlook hoje.
- Barra de ferramentas Avançada.
- Como obter ajuda.
2. Gerir e organizar as mensagens de correio electrónico
- Identificar mensagens: Remetente, Assunto; Prioridade, Seguimento, Anexos.
- Pré visualizar, abrir e ler mensagens.
- Abrir e guardar anexos.
- Responder e reencaminhar mensagens.
- Criar e organizar mensagens.
- Compor e editar mensagens.
- Adicionar anexos.
- Definir prioridade das mensagens.
- Sinalizar para seguimento.
- Criar e utilizar assinaturas.
- Localizar, filtrar, ordenar, agrupar e eliminar mensagens.
- Organizar mensagens de correio electrónico em pastas.
- Criar regras para organizar e gerir automaticamente as mensagens.
- Utilizar o assistente para configurar o Outlook quando está fora do escritório.
- Configurar as opções de correio.
3. Criar e organizar contactos
- Adicionar, editar e eliminar contactos e listas de distribuição.
- Criar contacto a partir de uma mensagem de correio electrónico.
- Importar contactos a partir de ficheiros de outros programas.
- Enviar mensagens a um ou mais contactos.
- Enviar contactos a outros utilizadores.
- Visualizar, Localizar, filtrar, ordenar e eliminar contactos.
- Organizar contactos em pastas.
- Imprimir informações sobre contactos.
4. Criar e organizar notas
- Criar e editar notas.
- Visualizar notas.
- Organizar notas em pastas.
- Definir lembretes.
- Configurar as opções de notas.
5. Utilizar eficazmente o calendário
- Configurar as opções de calendário.
- Navegar no calendário.
- Agendar compromissos e acontecimentos.
- Partilhar compromissos
- Definir lembretes.
6. Arquivar: o arquivo automático de ficheiros
- Todos os profissionais que queriam melhorar de forma sustentável a gestão do seu tempo e que tenham autonomia para planear e organizar a suas actividades.
No final da acção, os participantes serão capazes de:
- definir os seus objectivos e estabelecer prioridades;
- planear e organizar as suas actividades de forma estratégica;
- implementar métodos e ferramentas que permitem desenvolver as suas competências de pro-actividade, comunicação e organização para optimizar o seu tempo.
A metodologia de condução deste curso é fundamentalmente prática e orientada para a realidade do grupo, pelo que cada participante tem oportunidade de:
- diagnosticar a forma como gere o seu tempo e discutir as suas implicações;
- realizar exercícios de definição de prioridades e planeamento;
- trabalhar em subgrupos para desenvolver estratégias de gestão do tempo;
- elaborar um plano de desenvolvimento pessoal.
Se está interessado neste curso de formação, por favor, contacte-nos!