Ciclo: Secretariado e arquivos
1ª parte – Secretariado executivo e apoio à gestão
1. Analisar a função na Empresa e em relação ao Management
- Conhecer os objectivos e missões, e competências requeridas em 3 dimensões:
- transversais, pessoais e de gestão.
- Estimular a pró-actividade no desempenho da função.
- Reflectir sobre a noção de competência, avaliar o seu campo de actuação.
- Compreender o Management:
- analisar as funções e tarefas do Manager; estilos de gestão;
- comunicar e adaptar-se ao estilo de gestão da sua hierarquia;
- aplicar o princípio da complementaridade e competências requeridas;
- identificar as zonas de desenvolvimento profissional.
2. Desenvolver aptidões na organização do trabalho e gestão do tempo
- Conseguir um equilíbrio entre as exigências da função e as suas escolhas – definir prioridades.
- Referenciar os obstáculos pessoais a uma boa organização do trabalho e meios de os ultrapassar.
- Descobrir as atitudes face à gestão pessoal do tempo e impacto sobre a sua performance.
- Elaborar um plano de acção pessoal.
3. Contribuir para o sucesso do trabalho em equipa
- Definir os factores de sucesso de uma equipa.
- Identificar os diferentes perfis e saber adaptar-se.
- Descrever as 5 fases de evolução de uma equipa e comportamentos associados.
- Saber influenciar e motivar a equipa.
- Desenvolver as suas capacidades de negociação.
- Desenvolver uma lógica de cooperação. O quadro de repartição de tarefas. A delegação e o controlo. O apoio à tomada de decisão.
4. Acrescentar um valor ao desempenho através da criatividade
- A criatividade individual:
- utilizar as potencialidade do seu cérebro;
- ultrapassar o domínio do racional.
- A criatividade do grupo:
- multiplicar as suas capacidades inventivas através do efeito do estímulo colectivo.
5. Estabelecer relações construtivas e duradouras
- Conhecer os processos de comunicação e o seu impacto no relacionamento inter-pessoal:
- descobrir o seu perfil comunicacional.
- Adquirir um melhor conhecimento de si própria – as diferentes formas de exprimir a sua personalidade.
- Melhorar as relações com os outros:
- analisar as relações inter-pessoais no meio profissional. Identificar os sinais de reconhecimento
e motivação.
- analisar as relações inter-pessoais no meio profissional. Identificar os sinais de reconhecimento
- Interpretar as reacções dos diferentes interlocutores e saber enfrentá-las.
- Desenvolver uma postura construtiva nas relações de trabalho.
2ª parte – Gestão documental e arquivos
1. Definir as missões e os objectivos da função arquivo
- Definir conceito de arquivo e tipologias.
- Compreender qual o lugar, papel e missões dum serviço de arquivo numa organização.
- Identificar o documento de arquivo, sua caracterização e valores associados.
2. Utilizar as orientações das Normas ISO na gestão documental
- Diferenciar as normas ISO 15489 e a Norma ISAD (G) de Descrição arquivística.
- Adequar os métodos de gestão documental, em termos de produção, gestão e arquivo dos documentos que testemunham as actividades quotidianas da organização, conforme a norma.
- Construir um programa global de gestão de documentos de arquivo.
3. Compreender os requisitos da documentação no âmbito dos Sistemas de Gestão da Qualidade
- Identificar os princípios de gestão da qualidade.
- Distinguir os conceitos Processo e Procedimento.
- Compreender o essencial da abordagem por Processos.
- Modelação de um processo com base no BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation).
- Implementar os requisitos da ISO 9001 relacionados com a documentação.
- Conhecer as orientações para a documentação dos sistemas de gestão da qualidade preconizadas na NP 4433.
4. Analisar as diferentes etapas de concepção e implementação de um Sistema de arquivo
- Efectuar a investigação preliminar.
- Efectuar a análise funcional.
- Identificar os requisitos dos documentos de arquivo.
- Saber avaliar os sistemas existentes.
- Desenhar o sistema de arquivo.
- Implementar o sistema de arquivo.
- Efectuar o controlo, ajustamento e revisão.
- Secretárias com experiência que queiram aperfeiçoar-se nos diferentes domínios da função: técnico e psicológico.
- Chefes de unidades administrativas.
- Secretárias/Assistentes.
- Técnicos administrativos com responsabilidade na área de arquivo.
- Colaboradores de áreas administrativas, directa ou indirectamente ligados à organização e gestão da informação e de documentos de arquivo.
No final da acção, os participantes serão capazes de:
- desenvolver novas competências técnicas, sociais e pessoais, funcionais e estratégicas;
- agir com maior profissionalismo;
- melhorar as suas performances no suporte à gestão.
- adequar os métodos de gestão documental em termos de produção, organização, gestão da informação e arquivo de documentos conforme os referenciais normativos.
- Exposições curtas sobre os temas do programa.
- Trabalhos de grupo para resolução e crítica de casos práticos.
- Jogos pedagógicos
- “Role-Plays” filmados em Video-tape, seguidos de análise e debate interactivo.
- Análise das situações apresentadas pelas participantes para favorecer a troca de experiências e partilhar competências comuns.
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