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Ciclo: Secretariado e arquivos - Luanda Business School

Ciclo: Secretariado e arquivos

Programa:

1ª parte – Secretariado executivo e apoio à gestão

 

1. Analisar a função na Empresa e em relação ao Management

  • Conhecer os objectivos e missões, e competências requeridas em 3 dimensões:
    • transversais, pessoais e de gestão.
  • Estimular a pró-actividade no desempenho da função.
  • Reflectir sobre a noção de competência, avaliar o seu campo de actuação.
  • Compreender o Management:
    • analisar as funções e tarefas do Manager; estilos de gestão;
    • comunicar e adaptar-se ao estilo de gestão da sua hierarquia;
    • aplicar o princípio da complementaridade e competências requeridas;
    • identificar as zonas de desenvolvimento profissional.

2. Desenvolver aptidões na organização do trabalho e gestão do tempo

  • Conseguir um equilíbrio entre as exigências da função e as suas escolhas – definir prioridades.
  • Referenciar os obstáculos pessoais a uma boa organização do trabalho e meios de os ultrapassar.
  • Descobrir as atitudes face à gestão pessoal do tempo e impacto sobre a sua performance.
  • Elaborar um plano de acção pessoal.

3. Contribuir para o sucesso do trabalho em equipa

  • Definir os factores de sucesso de uma equipa.
  • Identificar os diferentes perfis e saber adaptar-se.
  • Descrever as 5 fases de evolução de uma equipa e comportamentos associados.
  • Saber influenciar e motivar a equipa.
  • Desenvolver as suas capacidades de negociação.
  • Desenvolver uma lógica de cooperação. O quadro de repartição de tarefas. A delegação e o controlo. O apoio à tomada de decisão.

4. Acrescentar um valor ao desempenho através da criatividade

  • A criatividade individual:
    • utilizar as potencialidade do seu cérebro;
    • ultrapassar o domínio do racional.
  • A criatividade do grupo:
    • multiplicar as suas capacidades inventivas através do efeito do estímulo colectivo.

5. Estabelecer relações construtivas e duradouras

  • Conhecer os processos de comunicação e o seu impacto no relacionamento inter-pessoal:
    • descobrir o seu perfil comunicacional.
  • Adquirir um melhor conhecimento de si própria – as diferentes formas de exprimir a sua personalidade.
  • Melhorar as relações com os outros:
    • analisar as relações inter-pessoais no meio profissional. Identificar os sinais de reconhecimento
      e motivação.
  • Interpretar as reacções dos diferentes interlocutores e saber enfrentá-las.
  • Desenvolver uma postura construtiva nas relações de trabalho.

2ª parte – Gestão documental e arquivos

 

1. Definir as missões e os objectivos da função arquivo

  • Definir conceito de arquivo e tipologias.
  • Compreender qual o lugar, papel e missões dum serviço de arquivo numa organização.
  • Identificar o documento de arquivo, sua caracterização e valores associados.

2. Utilizar as orientações das Normas ISO na gestão documental

  • Diferenciar as normas ISO 15489 e a Norma ISAD (G) de Descrição arquivística.
  • Adequar os métodos de gestão documental, em termos de produção, gestão e arquivo dos documentos que testemunham as actividades quotidianas da organização, conforme a norma.
  • Construir um programa global de gestão de documentos de arquivo.

3. Compreender os requisitos da documentação no âmbito dos Sistemas de Gestão da Qualidade

  • Identificar os princípios de gestão da qualidade.
  • Distinguir os conceitos Processo e Procedimento.
  • Compreender o essencial da abordagem por Processos.
  • Modelação de um processo com base no BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation).
  • Implementar os requisitos da ISO 9001 relacionados com a documentação.
  • Conhecer as orientações para a documentação dos sistemas de gestão da qualidade preconizadas na NP 4433.

4. Analisar as diferentes etapas de concepção e implementação de um Sistema de arquivo

  • Efectuar a investigação preliminar.
  • Efectuar a análise funcional.
  • Identificar os requisitos dos documentos de arquivo.
  • Saber avaliar os sistemas existentes.
  • Desenhar o sistema de arquivo.
  • Implementar o sistema de arquivo.
  • Efectuar o controlo, ajustamento e revisão.

Dirigido a:

  • Secretárias com experiência que queiram aperfeiçoar-se nos diferentes domínios da função: técnico e psicológico.
  • Chefes de unidades administrativas.
  • Secretárias/Assistentes.
  • Técnicos administrativos com responsabilidade na área de arquivo.
  • Colaboradores de áreas administrativas, directa ou indirectamente ligados à organização e gestão da informação e de documentos de arquivo.

Objectivos:

No final da acção, os participantes serão capazes de:

  • desenvolver novas competências técnicas, sociais e pessoais, funcionais e estratégicas;
  • agir com maior profissionalismo;
  • melhorar as suas performances no suporte à gestão.
  • adequar os métodos de gestão documental em termos de produção, organização, gestão da informação e arquivo de documentos conforme os referenciais normativos.

Métodos:

  • Exposições curtas sobre os temas do programa.
  • Trabalhos de grupo para resolução e crítica de casos práticos.
  • Jogos pedagógicos
  • “Role-Plays” filmados em Video-tape, seguidos de análise e debate interactivo.
  • Análise das situações apresentadas pelas participantes para favorecer a troca de experiências e partilhar competências comuns.

Datas/Locais:

Início
12-12-2016
Fim
16-12-2016
Horário
8h30-16h30
Local
Luanda