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Ciclo: Gestão do tempo com Outlook - Luanda Business School

Ciclo: Gestão do tempo com Outlook
Métodos e ferramentas para aumentar a sua produtividade

Programa:

1ª Parte – Gestão do tempo

1. Diagnosticar a sua gestão do tempo

  • A minha perspectiva relativamente à gestão do tempo.
  • A forma como eu escolho utilizar o tempo e as suas implicações práticas no meu quotidiano.
  • Estilo individual de trabalho.
  • Localizar os meus principais factores de desperdício de tempo e elaborar um plano de progresso individual.

2. Colocar o tempo ao serviço das prioridades

  • Clarificar o propósito e as principais áreas de responsabilidade da função:
    • as minhas escolhas servem o propósito da minha função?
    • quais as actividades de elevado valor acrescentado?
  • Focalizar-se no essencial: distinguir a importância e a urgência e construir sua matriz de prioridades.
  • Fazer escolhas para encontrar um bom equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.

3. Traduzir as suas prioridades na forma como organiza o dia-a-dia

  • Dominar a arte do planeamento eficaz.
  • Antecipar momentos críticos da sua função.
  • Manter-se flexível para integrar os imprevistos.
  • Utilizar as funcionalidades essenciais do Microsoft Outlook, para facilitar a gestão do seu email, da sua agenda e das suas tarefas diárias.

4. Desenvolver estratégias que permitam ganhar tempo individual e colectivamente, mantendo uma boa relação com os diferentes interlocutores

  • As 12 regras fundamentais da gestão do tempo.
  • Escolher os métodos e ferramentas a utilizar:
    • aprender a agir em vez de reagir: gerir o stresse;
    • utilizar uma linguagem precisa, realista e centrada no essencial;
    • saber dizer não;
    • saber lidar com as interrupções;
    • diminuir o tempo gasto em telefonemas e reuniões;
    • delegar e desenvolver as competências da equipa.
  • Elaborar um plano de desenvolvimento pessoal.

 

2ª Parte – Microsoft Outlook

1. Introduzir o ambiente de trabalho do Microsoft Outlook

  • Descrever e personalizar a interface da aplicação.
  • Lista de pastas.
  • Outlook hoje.
  • Barra de ferramentas Avançada.
  • Como obter ajuda.

2. Gerir e organizar as mensagens de correio electrónico

  • Identificar mensagens: Remetente, Assunto; Prioridade, Seguimento, Anexos.
  • Pré visualizar, abrir e ler mensagens.
  • Abrir e guardar anexos.
  • Responder e reencaminhar mensagens.
  • Criar e organizar mensagens.
  • Compor e editar mensagens.
  • Adicionar anexos.
  • Definir prioridade das mensagens.
  • Sinalizar para seguimento.
  • Criar e utilizar assinaturas.
  • Localizar, filtrar, ordenar, agrupar e eliminar mensagens.
  • Organizar mensagens de correio electrónico em pastas.
  • Criar regras para organizar e gerir automaticamente as mensagens.
  • Utilizar o assistente para configurar o Outlook quando está fora do escritório.
  • Configurar as opções de correio.

3. Criar e organizar contactos

  • Adicionar, editar e eliminar contactos e listas de distribuição.
  • Criar contacto a partir de uma mensagem de correio electrónico.
  • Importar contactos a partir de ficheiros de outros programas.
  • Enviar mensagens a um ou mais contactos.
  • Enviar contactos a outros utilizadores.
  • Visualizar, Localizar, filtrar, ordenar e eliminar contactos.
  • Organizar contactos em pastas.
  • Imprimir informações sobre contactos.

4. Criar e organizar notas

  • Criar e editar notas.
  • Visualizar notas.
  • Organizar notas em pastas.
  • Definir lembretes.
  • Configurar as opções de notas.

5. Utilizar eficazmente o calendário

  • Configurar as opções de calendário.
  • Navegar no calendário.
  • Agendar compromissos e acontecimentos.
  • Partilhar compromissos
  • Definir lembretes.

6. Arquivar: o arquivo automático de ficheiros

Dirigido a:

  • Todos os profissionais que queriam melhorar de forma sustentável a gestão do seu tempo e que tenham autonomia para planear e organizar a suas actividades.

Objectivos:

No final da acção, os participantes serão capazes de:

  • definir os seus objectivos e estabelecer prioridades;
  • planear e organizar as suas actividades de forma estratégica;
  • implementar métodos e ferramentas que permitem desenvolver as suas competências de pro-actividade, comunicação e organização para optimizar o seu tempo.

Métodos:

A metodologia de condução deste curso é fundamentalmente prática e orientada para a realidade do grupo, pelo que cada participante tem oportunidade de:

  • diagnosticar a forma como gere o seu tempo e discutir as suas implicações;
  • realizar exercícios de definição de prioridades e planeamento;
  • trabalhar em subgrupos para desenvolver estratégias de gestão do tempo;
  • elaborar um plano de desenvolvimento pessoal.

Datas/Locais:

Início
21-05-2018
Fim
25-05-2018
Horário
8h30-16h30
Local
Luanda
Início
05-11-2018
Fim
09-11-2018
Horário
8h30-16h30
Local
Luanda