1 – Compreender a função de Secretariado nas suas vertentes técnica administrativa

• Definir e situar a função administrativa do secretariado a nível de tarefas, instrumentos de trabalho e competências-chave.
• Analisar a função no suporte à gestão: o apoio ao Management:
• Compreender o Manager: analisar as funções e tarefas do gestor e os diferentes estilos de gestão: comunicar e adaptar-se ao estilo de gestão da hierarquia;
• compreender o processo de delegação; o apoio à tomada de decisão
• identificar as zonas de desenvolvimento profissional

2 – Ganhar eficácia na organização do trabalho e gestão do tempo

• Identificar as razões subjacentes à má organização do trabalho e à gestão ineficaz do tempo.
• Encontrar um equilíbrio entre as exigências da função e as suas escolhas – saber definir prioridades. Noção de eficiência vs eficácia.
• Privilegiar as tarefas essenciais da função administrativa. Distinguir os conceitos de urgência, prioridade e grau de importância.
• Adquirir técnicas individuais de racionalização do trabalho:
  • planear e organizar as actividades administrativas;
  • identificar, selecionar e aplicar métodos de trabalho numa perspectiva crítica e criativa;
  • auto-avaliar e adequar os métodos à sua forma de trabalhar e aos objectivos visados. Instrumentos de organização do trabalho e gestão do tempo
• Contribuir para o sucesso do trabalho em equipa
• Definir os factores de sucesso de uma equipa.
• Saber influenciar e motivar a equipa: Reforçar a sua capacidade de “vender” ideias.
• Desenvolver uma lógica de cooperação: o quadro de repartição de tarefas;

3 – Colaborar na preparação e seguimento de reuniões e viagens

• As reuniões: diferentes tipologias;
• Aspectos materiais e administrativos associados: planeamento, organização e follow-up, instrumentos a utilizar;
• Tomar apontamentos e elaborar actas – diferentes formatos segundo o objectivo da reunião;
• As viagens: Planear, organizar o itinerário, constituir o dossiê de viagem;
• Elaborar check-lists, fazer reservas de transporte, alojamento e outros serviços; procedimentos administrativos e documentação associada; Follow-up;
• Orientações para organizar a informação no regresso.

4 – Obter impacto na escrita profissional

• Desenvolver a competência de leitura: estratégias de análise de conteúdo.
• Produzir textos escritos com intenções comunicativas diversificadas.
• Redigir para ser lido e compreendido:
  • processos práticos para garantir a eficácia do texto profissional;
  • modelos e métodos de planificação.
• Maximizar a escrita de emails: orientações para conseguir uma mensagem clara e objetiva.

5 – Organizar a informação e gerir os documentos de arquivo

• Caracterizar um Sistema de Gestão documental: políticas e normas.
• Conhecer os critérios de organização da informação e gestão dos documentos de arquivo. Procedimentos e recomendações no âmbito da arquivística.
• Conhecer o ciclo de vida dos documentos de arquivo: as três idades.
• Distinguir os diversos sistemas de ordenação e classificação de documentos de arquivo: adequar o método de classificação à sua realidade profissional.
• Pesquisar, seleccionar, organizar e interpretar a informação de forma crítica em função das solicitações e necessidades concretas dos utilizadores.
• Encontrar soluções que respondam aos problemas da pesquisa multicritério: o ambiente digital e tecnológico.

6 –  Estabelecer relações interpessoais construtivas e duradouras

• Conhecer os processos de comunicação e o seu impacto no relacionamento interpessoal
• Descobrir o seu perfil comunicacional.
• Projectar uma Imagem profissional de excelência no atendimento presencial e telefónico.
• Adquirir um melhor conhecimento de si própria – as diferentes formas de exprimir a sua personalidade.
• Melhorar as relações com os outros:
  • analisar as relações interpessoais no meio profissional;
  • identificar os sinais de reconhecimento e motivação.
• Desenvolver uma postura construtiva nas relações de trabalho e promover um clima de trabalho produtivo.

• Secretárias/Assistentes, Secretárias de Direcção, Assessoras de Administração com experiência que queiram aperfeiçoar-se nos diferentes domínios da função: técnico e psicológico.