1 – Compreender a função de Secretariado nas suas vertentes técnica administrativa
- Definir e situar a função administrativa do secretariado a nível de tarefas, instrumentos de trabalho e competências-chave.
- Analisar a função no suporte à gestão: o apoio ao Management:
- Compreender o Manager: analisar as funções e tarefas do gestor e os diferentes estilos de gestão: comunicar e adaptar-se ao estilo de gestão da hierarquia;
- compreender o processo de delegação; o apoio à tomada de decisão
- identificar as zonas de desenvolvimento profissional
2 – Ganhar eficácia na organização do trabalho e gestão do tempo
- Identificar as razões subjacentes à má organização do trabalho e à gestão ineficaz do tempo.
- Encontrar um equilíbrio entre as exigências da função e as suas escolhas – saber definir prioridades. Noção de eficiência vs eficácia.
- Privilegiar as tarefas essenciais da função administrativa. Distinguir os conceitos de urgência, prioridade e grau de importância.
- Adquirir técnicas individuais de racionalização do trabalho:
- planear e organizar as actividades administrativas;
- identificar, selecionar e aplicar métodos de trabalho numa perspectiva crítica e criativa;
- auto-avaliar e adequar os métodos à sua forma de trabalhar e aos objectivos visados. Instrumentos de organização do trabalho e gestão do tempo
- Contribuir para o sucesso do trabalho em equipa
- Definir os factores de sucesso de uma equipa.
- Saber influenciar e motivar a equipa: Reforçar a sua capacidade de “vender” ideias.
- Desenvolver uma lógica de cooperação: o quadro de repartição de tarefas;
3 – Colaborar na preparação e seguimento de reuniões e viagens
- As reuniões: diferentes tipologias;
- Aspectos materiais e administrativos associados: planeamento, organização e follow-up, instrumentos a utilizar;
- Tomar apontamentos e elaborar actas – diferentes formatos segundo o objectivo da reunião;
- As viagens: Planear, organizar o itinerário, constituir o dossiê de viagem;
- Elaborar check-lists, fazer reservas de transporte, alojamento e outros serviços; procedimentos administrativos e documentação associada; Follow-up;
- Orientações para organizar a informação no regresso.
4 – Obter impacto na escrita profissional
- Desenvolver a competência de leitura: estratégias de análise de conteúdo.
- Produzir textos escritos com intenções comunicativas diversificadas.
- Redigir para ser lido e compreendido:
- processos práticos para garantir a eficácia do texto profissional;
- modelos e métodos de planificação.
- Maximizar a escrita de emails: orientações para conseguir uma mensagem clara e objetiva.
5 – Organizar a informação e gerir os documentos de arquivo
- Caracterizar um Sistema de Gestão documental: políticas e normas.
- Conhecer os critérios de organização da informação e gestão dos documentos de arquivo. Procedimentos e recomendações no âmbito da arquivística.
- Conhecer o ciclo de vida dos documentos de arquivo: as três idades.
- Distinguir os diversos sistemas de ordenação e classificação de documentos de arquivo: adequar o método de classificação à sua realidade profissional.
- Pesquisar, seleccionar, organizar e interpretar a informação de forma crítica em função das solicitações e necessidades concretas dos utilizadores.
- Encontrar soluções que respondam aos problemas da pesquisa multicritério: o ambiente digital e tecnológico.
6 – Estabelecer relações interpessoais construtivas e duradouras
- Conhecer os processos de comunicação e o seu impacto no relacionamento interpessoal
- Descobrir o seu perfil comunicacional.
- Projectar uma Imagem profissional de excelência no atendimento presencial e telefónico.
- Adquirir um melhor conhecimento de si própria – as diferentes formas de exprimir a sua personalidade.
- Melhorar as relações com os outros:
- analisar as relações interpessoais no meio profissional;
- identificar os sinais de reconhecimento e motivação.
- Desenvolver uma postura construtiva nas relações de trabalho e promover um clima de trabalho produtivo.
- Secretárias/Assistentes, Secretárias de Direcção, Assessoras de Administração com experiência que queiram aperfeiçoar-se nos diferentes domínios da função: técnico e psicológico.
No final da acção, os participantes serão capazes de:
- desenvolver novas competências técnicas, sociais e pessoais, funcionais e estratégicas;
- agir com maior profissionalismo;
- melhorar as suas performances no suporte à gestão;
- responder às novas exigências da função, pró-actividade, polivalência, flexibilidade e adaptação a mudanças imprevistas.
- Exposições curtas sobre os temas do programa.
- Trabalhos de grupo para resolução e crítica de casos práticos.
- Jogos pedagógicos.
- “Role-Plays” filmados em Video-tape, seguidos de análise e debate interactivo.
- Análise das situações apresentadas pelas participantes para favorecer a troca de experiências e partilhar competências comuns.