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Secretariado executivo e as novas tendências - Luanda Business School

Secretariado executivo e as novas tendências

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Programa:

1 – Compreender a função de Secretariado nas suas vertentes técnica administrativa

  • Definir e situar a função administrativa do secretariado a nível de tarefas, instrumentos de trabalho e competências-chave.
  • Analisar a função no suporte à gestão: o apoio ao Management:
  • Compreender o Manager: analisar as funções e tarefas do gestor e os diferentes estilos de gestão: comunicar e adaptar-se ao estilo de gestão da hierarquia;
  • compreender o processo de delegação; o apoio à tomada de decisão
  • identificar as zonas de desenvolvimento profissional

2 – Ganhar eficácia na organização do trabalho e gestão do tempo

  • Identificar as razões subjacentes à má organização do trabalho e à gestão ineficaz do tempo.
  • Encontrar um equilíbrio entre as exigências da função e as suas escolhas – saber definir prioridades. Noção de eficiência vs eficácia.
  • Privilegiar as tarefas essenciais da função administrativa. Distinguir os conceitos de urgência, prioridade e grau de importância.
  • Adquirir técnicas individuais de racionalização do trabalho:
    • planear e organizar as actividades administrativas;
    • identificar, selecionar e aplicar métodos de trabalho numa perspectiva crítica e criativa;
    • auto-avaliar e adequar os métodos à sua forma de trabalhar e aos objectivos visados. Instrumentos de organização do trabalho e gestão do tempo
  • Contribuir para o sucesso do trabalho em equipa
  • Definir os factores de sucesso de uma equipa.
  • Saber influenciar e motivar a equipa: Reforçar a sua capacidade de “vender” ideias.
  • Desenvolver uma lógica de cooperação: o quadro de repartição de tarefas;

3 – Colaborar na preparação e seguimento de reuniões e viagens

  • As reuniões: diferentes tipologias;
  • Aspectos materiais e administrativos associados: planeamento, organização e follow-up, instrumentos a utilizar;
  • Tomar apontamentos e elaborar actas – diferentes formatos segundo o objectivo da reunião;
  • As viagens: Planear, organizar o itinerário, constituir o dossiê de viagem;
  • Elaborar check-lists, fazer reservas de transporte, alojamento e outros serviços; procedimentos administrativos e documentação associada; Follow-up;
  • Orientações para organizar a informação no regresso.

4 – Obter impacto na escrita profissional

  • Desenvolver a competência de leitura: estratégias de análise de conteúdo.
  • Produzir textos escritos com intenções comunicativas diversificadas.
  • Redigir para ser lido e compreendido:
    • processos práticos para garantir a eficácia do texto profissional;
    • modelos e métodos de planificação.
  • Maximizar a escrita de emails: orientações para conseguir uma mensagem clara e objetiva.

5 – Organizar a informação e gerir os documentos de arquivo

  • Caracterizar um Sistema de Gestão documental: políticas e normas.
  • Conhecer os critérios de organização da informação e gestão dos documentos de arquivo. Procedimentos e recomendações no âmbito da arquivística.
  • Conhecer o ciclo de vida dos documentos de arquivo: as três idades.
  • Distinguir os diversos sistemas de ordenação e classificação de documentos de arquivo: adequar o método de classificação à sua realidade profissional.
  • Pesquisar, seleccionar, organizar e interpretar a informação de forma crítica em função das solicitações e necessidades concretas dos utilizadores.
  • Encontrar soluções que respondam aos problemas da pesquisa multicritério: o ambiente digital e tecnológico.

6 –  Estabelecer relações interpessoais construtivas e duradouras

  • Conhecer os processos de comunicação e o seu impacto no relacionamento interpessoal
  • Descobrir o seu perfil comunicacional.
  • Projectar uma Imagem profissional de excelência no atendimento presencial e telefónico.
  • Adquirir um melhor conhecimento de si própria – as diferentes formas de exprimir a sua personalidade.
  • Melhorar as relações com os outros:
    • analisar as relações interpessoais no meio profissional;
    • identificar os sinais de reconhecimento e motivação.
  • Desenvolver uma postura construtiva nas relações de trabalho e promover um clima de trabalho produtivo.

Dirigido a:

  • Secretárias/Assistentes, Secretárias de Direcção, Assessoras de Administração com experiência que queiram aperfeiçoar-se nos diferentes domínios da função: técnico e psicológico.

Objectivos:

No final da acção, os participantes serão capazes de:

  • desenvolver novas competências técnicas, sociais e pessoais, funcionais e estratégicas;
  • agir com maior profissionalismo;
  • melhorar as suas performances no suporte à gestão;
  • responder às novas exigências da função, pró-actividade, polivalência, flexibilidade e adaptação a mudanças imprevistas.

Métodos:

  • Exposições curtas sobre os temas do programa.
  • Trabalhos de grupo para resolução e crítica de casos práticos.
  • Jogos pedagógicos.
  • “Role-Plays” filmados em Video-tape, seguidos de análise e debate interactivo.
  • Análise das situações apresentadas pelas participantes para favorecer a troca de experiências e partilhar competências comuns.

Datas/Locais:

Início
Fim
Horário
Local

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